Strumenti per ottimizzare l’organizzazione giornaliera: La riunione del mattino
La riunione mattutina, 
rappresenta un incontro di routine fondamentale nella vita di tutte le strutture che operano nell’ospitalità, un pilastro fondamentale.
Manager, direttori e capi servizio dei reparti chiave della struttura, si radunano solitamente in qualche sala riunioni interna o nell’ufficio del GM, per discutere, risolvere e affrontare gli argomenti del giorno.
Questa riunione è fondamentale per distribuire le informazioni dell’ultimo minuto o importanti cambiamenti riguardanti le operazioni giornaliere.
Nonostante questo momento sia già parte della routine del tuo hotel, molte volte può capitare che alla riunione mattutina manchi la cosa veramente importante: capita di perdere di vista le informazioni fondamentali, di non vederle o di esporle in maniera diversa da quelle che sono.
Sono sicuro che starai pensando: “non è il mio caso!” Quindi ti invito a leggere questo articolo perché ho qualcosa da dirti!
Eccoti qui, in maniera sintetica e schematica le principali azioni che non possono mancare nella tua riunione mattutina:
- Revisione di tariffe, revenue e occupazione del giorno precedente
- Previsione di tariffe, revenue e occupazione per la fine della giornata in corso
- Arrivi e partenze dei VIP
- Rapporto sulla sicurezza del giorno precedente
- Riepilogo outlet F&B in merito a coperti del giorno precedente e previsione del giorno
- Aggiornamento sulla pulizia delle camere, revisione camere fuori servizio
- Banchetti, analisi giornata precedente previsione della giornata, bisogni ed esigenze speciali
- Rapporto sulla manutenzione, annotazioni per attività speciali e camere riconsegnate alla vendita
- Monitoraggio su lamentele e complimenti ricevuti dagli ospiti
- Rapporto della situazione camere del giorno precedente
- Riepilogo del lavoro giornaliero di tutti i reparti e pianificazione dei cambiamenti da attuare
- Aggiornamento sulle risorse umane, con meticolosa attenzione alla formazione
Queste sono utili, pertinenti e necessarie informazioni che accompagnano la vita dei manager e dei capi servizio giorno per giorno ma, tuttavia manca ancora qualcosa. Ma Cosa?
Ciò che solitamente manca nella riunione mattutina, è una revisione costante della strategia aziendale e di come si sta reagendo a tale strategia. Manca l’organizzazione e la discussione di ciò che ogni capo servizio deve fare per aggiustare il tiro sulla strategia e per poter “riparare in tempo la rotta della Nave”.
Ogni capo servizio durante la riunione, deve spiegare i dati relativi al suo reparto e deve essere in grado di sapere se la “Nave” è sulla buona strada o meno, ma soprattutto sapere cosa deve fare affinché il flusso aziendale nel suo settore aumenti.
LA STRATEGIA “1.2.3.”
Tre sono i passaggi fondamentali della strategia per la gestione della tua Nave, tre passi che ogni membro del tuo team deve chiaramente comprendere e attuare nel proprio reparto.
1. Quali sono esattamente i volumi di attività mensili previsti.
Quale è il il revenue delle camere, le entrate F&B e tutte le altre entrate? Quale è l’obiettivo di produttività mensile del mio team nel reparto che gestisco? Quali sono i costi per il mio reparto?
Ovviamente non c’è da aspettarsi che ciascun capo servizio conosca la risposta a queste domande, ma ci si aspetta che sappia raccogliere queste informazioni che sono importanti tanto quanto è importante portare a termine un servizio.
Da ogni capo servizio, per il ruolo che occupa all’interno dell’organizzazione, ci si aspetta che conosca e gestisca questi dati fondamentali per la “Nave”. Ogni capo reparto deve conoscere i propri numeri e il primo step della strategia è mettere tutti i numeri di tutti i settori insieme durante la riunione.
2. Tutti devono conoscere l’ultimo risultato raggiunto.
Dove siamo esattamente con i nostri volumi di business? Riusciremo a raggiungere e superare le aspettative di budget?
Questo deve essere il livello di attenzione e concentrazione, questo richiede attenzione consapevolezza ed una mano ferma. In molte strutture è impressionante come sale il fatturato di mese in mese. Il risultato finale è determinato dal mese, dal meteo, dal mercato e da altri mille fattori. Ogni giorno il controllo di gestione deve sapere quali sono gli ultimi dati relativi alle camere, i servizi e le altre vendite. Dove siamo? Dove dobbiamo arrivare a fine mese?
Monitorare tutti questi fattori solo al 15 del mese è un’attività altamente pericolosa. È necessario essere attenti già dal primo giorno.
Nulla è più importante, per il fatturato della struttura, di avere manager e capi servizio che abbiano costantemente a portata di mano questi dati ogni giorno per tutti i giorni del mese.
3. Cosa fare quando la Nave ha bisogno di aiuto.
Questo è il punto dove il 90% degli albergatori si perde.
Quando il tasso di occupazione cala e le entrate per le mie camere sono più basse rispetto alle previsioni, quali sono le mosse che i miei manager devono fare per raddrizzare il tiro? Se la previsione delle mie entrate è negativa, quali costi posso contenere per influire positivamente sui risultati di fine mese?
La Nave può essere salvata, e torniamo ai punti 1 e 2 della strategia, i manager devono fare la loro parte.
Per fare la loro parte devono essere stati addestrati correttamente, saper leggere i dati e riconoscere i campanelli d’allarme. Un buon manager conosce e segue le linee guida con attenzione giorno per giorno, solo così può puntare ad avere la possibilità di aumentare la produttività della propria area.
Se ho un team di manager competenti, questi sapranno fermarsi al momento giusto, quando la Nave ha bisogno di essere riparata!
Non ti parlo di una scienza esatta, ma di attenzione ai piccoli, ma grandi, dettagli e all’importanza di ogni singolo marinaio che fa la sua parte per la Nave. Il tuo equipaggio deve conoscerla perfettamente, sapere dove e come soffia il vento, riconoscere una tempesta in arrivo e limitarne i danni.
Tutti devono fare la loro parte sulla tua Nave!
La riunione mattutina è necessaria per la strategia, è il momento in cui monitorare le previsioni del mese e ancora di più è la possibilità di cambiare la rotta in tempo prima della tempesta.
Con una buona gestione puoi davvero credere che non è mai troppo tardi per correre ai ripari!
Prova a mettere in atto La Strategia 1.2.3. nella tua struttura e osserva crescere le capacità collettive del tuo team di gestione!!